Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

1. Amaç ve kapsam

Bu politika, OTOSEMİH Motorlu Araçlar Servis Hizmetleri San. Tic. A.Ş. ("OTO SEMİH" veya "Şirket") olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun" veya "KVKK") ve ilgili mevzuata uygun hareket etmek için benimsediğimiz esasları açıklar. Kişisel verilerinizi hangi ilkelerle işlediğimizi, nasıl koruduğumuzu ve haklarınızı nasıl kullanabileceğinizi bu metinde bulabilirsiniz.

Politika; internet sitemizi ziyaret edenleri, iletişim, teklif, servis randevusu ve bayilik taleplerinde bulunanları, iş başvurusu yapanları, müşterilerimizi, bayilerimizi, tedarikçilerimizi ve bunların yetkililerini kapsar. Belirli bir işleme faaliyetine ilişkin ayrıntılar için KVKK Aydınlatma Metni, çerezler için Çerez Politikası, genel uygulamalarımız için Gizlilik Politikası sayfalarına bakabilirsiniz.

2. Tanımlar

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel nitelikli kişisel veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
• İşleme: Verilerin elde edilmesinden silinmesine kadar, otomatik olan veya olmayan yollarla yapılan her türlü işlem.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu kişi.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
• Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
• Kurul ve Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu.

3. Veri sorumlusu

Kanun kapsamında veri sorumlusu, bilgileri aşağıda yer alan şirkettir:

• Unvan: OTOSEMİH Motorlu Araçlar Servis Hizmetleri San. Tic. A.Ş.
• Adres: E5 Karayolu Üzeri Pekşenler Mevkii, Kozluk Caddesi No:28, 54200 Erenler / Sakarya
• E-posta: info@otosemih.com
• Telefon: 0 264 502 23 23

4. İşlemeye ilişkin temel ilkeler

Kişisel verilerinizi Kanun'un 4. maddesinde sayılan ilkelere uygun olarak işleriz:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

5. İşlenen kişisel veriler ve ilgili kişi grupları

Hangi verileri işlediğimiz, sizinle kurduğumuz ilişkiye göre değişir. Aşağıdaki tablo, başlıca ilgili kişi gruplarını ve bu gruplara ait veri kategorilerini özetler.

6. Toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitemizdeki formlar, e-posta, telefon ve WhatsApp üzerinden yaptığınız iletişim, servisimizde ve satış süreçlerinde doğrudan sizden alınan bilgiler, çerezler ve benzeri teknolojiler ile sunucu kayıtları aracılığıyla toplanır. Toplama; kısmen veya tamamen otomatik, ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla gerçekleşebilir.

7. İşleme amaçları

Kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla işleriz:

• İletişim, teklif, servis randevusu, bayilik ve iş başvurusu taleplerinizi almak, değerlendirmek ve yanıtlamak,
• Servis randevularını planlamak, teyit etmek ve araç bakım-onarım süreçlerini yürütmek,
• Teklif hazırlamak; sipariş, satış, sevkiyat, faturalama ve tahsilat işlemlerini yürütmek,
• Bayilik başvurularını ve iş ortaklığı süreçlerini değerlendirmek,
• İşe alım süreçlerini yürütmek,
• İnternet sitemizin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek ve teknik sorunları gidermek,
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve yetkili kurumların taleplerini karşılamak,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli olduğunda hukuki süreçleri yürütmek,
• Açık rızanız bulunduğunda, site kullanımına ilişkin analiz ve pazarlama faaliyetleri gerçekleştirmek.

8. Hukuki sebepler

Verilerinizi Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasında sayılan şartlardan birine, bu şartların bulunmadığı hâllerde ise açık rızanıza dayanarak işleriz. Başlıca dayanaklarımız şunlardır:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c): Teklif, randevu ve sipariş süreçleri,
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç) ve kanunlarda açıkça öngörülmesi (m.5/2-a): Vergi, ticaret ve diğer mevzuattan doğan saklama ve bildirim yükümlülükleri,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (m.5/2-e),
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması (m.5/2-f): Site güvenliği, taleplerin yanıtlanması, hizmet kalitesinin korunması,
• Açık rıza (m.5/1): Analitik ve pazarlama çerezleri ile ileride değerlendirilmek üzere özgeçmiş saklanması.

9. Özel nitelikli kişisel veriler

Formlarımız özel nitelikli kişisel veri talep etmez. Özgeçmişinizde veya mesajlarınızda sağlık durumu, din, dernek ve sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti gibi bilgileri paylaşmamanızı rica ederiz. Bu tür bir bilgi yine de tarafımıza ulaşırsa Kanun'un 6. maddesi ve Kurul'un belirlediği önlemler çerçevesinde değerlendirilir; amaçla ilgisi bulunmuyorsa silinir veya yok edilir.

10. Kişisel verilerin aktarılması

Yurt içi aktarım

Kişisel verilerinizi Kanun'un 8. maddesine uygun olarak, yalnızca ilgili amaçla sınırlı ve gerektiği ölçüde şu taraflara aktarabiliriz:

• İnternet sitemizin barındırılması, e-posta ve bilişim altyapısı gibi hizmetleri sunan hizmet sağlayıcılar,
• Hukuk, mali müşavirlik ve denetim gibi alanlarda destek aldığımız danışmanlar,
• Teklif, sipariş ve bayilik süreçlerinin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde iş ortaklarımız ve tedarikçilerimiz,
• Mevzuat gereği talepte bulunmaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlar.

Yurt dışı aktarım

Kullandığımız bazı hizmetlerin, özellikle analitik ve pazarlama araçlarının sunucuları yurt dışında bulunabilir. Bu durumda aktarım, Kanun'un 9. maddesinde öngörülen yeterlilik kararı, uygun güvenceler veya diğer istisnai hâllerden birine dayanılarak yapılır. Analitik ve pazarlama çerezleri yalnızca çerez penceresinden vereceğiniz onayla devreye girer.

11. Saklama, silme ve yok etme

Kişisel verilerinizi, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama ile zamanaşımı süreleri kadar muhafaza ederiz. Sürenin dolması veya işlemeyi gerektiren sebebin ortadan kalkması hâlinde verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre resen ya da talebiniz üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Mevzuat gereği saklanması zorunlu olan kayıtlar bu yükümlülüğün gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilir.

12. Veri güvenliği

Kişisel verilerinizin hukuka aykırı işlenmesini ve bunlara yetkisiz erişimi önlemek, uygun güvenlik düzeyini sağlamak için Kanun'un 12. maddesi uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirleri alırız. Bu kapsamda verilere erişimi görev gereği yetkili çalışanlarla sınırlarız, çalışanlarımızı ve hizmet sağlayıcılarımızı gizlilik konusunda yükümlülük altına alırız ve sistemlerimizi güvenlik açısından düzenli olarak gözden geçiririz. Verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğini öğrenmemiz hâlinde durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve Kurul'a bildiririz.

13. İlgili kişi olarak haklarınız

Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
6. Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

14. Başvuru yöntemi

Başvurularınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak aşağıdaki yollardan iletebilirsiniz:

• Yazılı başvuru: Islak imzalı dilekçenizi şahsen veya noter aracılığıyla yukarıda belirtilen adresimize iletebilirsiniz.
• E-posta: Güvenli elektronik imzalı başvurunuzu ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden yapacağınız başvuruyu info@otosemih.com adresine gönderebilirsiniz.

Başvurunuzda ad soyadınızı, imzanızı (yazılı başvurularda), T.C. kimlik numaranızı (yabancılar için uyruğunuzu ve pasaport ya da kimlik numaranızı), yerleşim yeri veya iş yeri adresinizi, bildirim için e-posta veya telefon bilginizi ve talebinizin konusunu belirtmeniz gerekir. Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgi veya belge isteyebiliriz.

Talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'un belirlediği tarifedeki ücret alınabilir. Cevabı yazılı veya elektronik ortamda iletiriz. Başvurunun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

15. Yürürlük ve güncelleme

Bu politika, mevzuattaki değişiklikler ve uygulamalarımızdaki gelişmeler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; son güncelleme tarihi sayfanın üst bölümünde yer alır. Sorularınız için info@otosemih.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.